Política de Protección de Datos

Kovena necesita recopilar y utilizar determinada información sobre las personas. Esto puede incluir clientes, proveedores, contactos comerciales, empleados y otras personas con quienes la organización tiene una relación o con las que pueda necesitar comunicarse. Esta política describe cómo deben recopilarse, tratarse y almacenarse estos datos personales para cumplir con los estándares de protección de datos de la empresa — y con la ley.

Por qué existe esta política

Esta política de protección de datos garantiza que Kovena:

• Cumple con la legislación de protección de datos y sigue buenas prácticas
• Protege los derechos del personal, los clientes y los partners
• Es transparente sobre cómo almacena y trata los datos de las personas
• Se protege frente a los riesgos de una violación de datos

Legislación de protección de datos

El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) 2016/679 describe cómo las organizaciones — incluida Kovena — deben recopilar, tratar y almacenar información personal.

Estas normas se aplican independientemente de que los datos se almacenen de forma electrónica, en papel o en otros medios. Para cumplir con la ley, la información personal debe recopilarse y utilizarse de forma justa, almacenarse de manera segura y no divulgarse de forma ilícita.

El Reglamento General de Protección de Datos se sustenta en ocho principios importantes. Estos establecen que los datos personales deben:

1. Tratarse de forma justa y lícita
2. Obtenerse únicamente para fines específicos y lícitos
3. Ser adecuados, pertinentes y no excesivos
4. Ser exactos y mantenerse actualizados
5. No conservarse durante más tiempo del necesario
6. Tratarse de conformidad con los derechos de los titulares de los datos
7. Estar protegidos de forma adecuada
8. No transferirse fuera de la UE, a menos que ese país o territorio también garantice un nivel adecuado de protección

Personas, riesgos y responsabilidades 

Esta política se aplica a:

• La sede central de Kovena
• Todas las sucursales de Kovena
• Todo el personal y los voluntarios de Kovena
• Todos los contratistas, proveedores y demás personas que actúan en nombre de Kovena

Se aplica a todos los datos que la empresa conserva relacionados con personas vivas, incluso si esa información técnicamente queda fuera del alcance del Reglamento General de Protección de Datos 2016/679. Esto puede incluir:

• Nombres de personas
• Direcciones postales
• Direcciones de correo electrónico
• Números de teléfono
• Además de cualquier otra información relacionada directa o indirectamente con personas

Riesgos de protección de datos

Esta política ayuda a proteger a Kovena de riesgos reales de seguridad de datos, entre ellos:

• Violaciones de confidencialidad. Por ejemplo, información divulgada de forma inapropiada.
• No ofrecer opciones de elección. Por ejemplo, todas las personas deben poder decidir libremente cómo la empresa utiliza los datos que las relacionan. 
• Daños a la reputación. Por ejemplo, la empresa podría verse perjudicada si piratas informáticos lograran acceder a datos sensibles.

Responsabilidades

Todas las personas que trabajan para o con Kovena tienen cierta responsabilidad en garantizar que los datos se recopilen, almacenen y traten de forma adecuada. Cada equipo que maneja datos personales debe asegurarse de que estos sean tratados y procesados conforme a esta política y a los principios de protección de datos.

Precisión de los datos

La ley exige que Kovena tome medidas razonables para garantizar que los datos se mantengan exactos y actualizados. Cuanto más importante sea la exactitud de los datos personales, mayor debe ser el esfuerzo de Kovena para garantizar dicha exactitud. Es responsabilidad de todos los empleados que trabajan con datos tomar medidas razonables para mantenerlos lo más exactos y actualizados posible.

Seguridad

• Kovena garantizará que los datos personales se almacenen de forma segura utilizando software moderno y actualizado.
• El acceso a los datos personales se limitará al personal que lo necesite, y se implementarán medidas de seguridad adecuadas para evitar el intercambio no autorizado de información.
• Todos los datos personales se eliminarán automáticamente de nuestro sistema 10 años después de la fecha de check-out de la reserva.
• Cuando se eliminen datos personales, esto debe hacerse de forma segura, de manera que los datos resulten irrecuperables.
• Se implementarán soluciones adecuadas de copia de seguridad y recuperación ante desastres.

Suministro de información

Kovena se compromete a garantizar que las personas sepan que sus datos están siendo tratados y que comprendan:

• Cómo se utilizan sus datos
• Cómo ejercer sus derechos

Para estos fines, la empresa cuenta con una declaración de privacidad, que detalla cómo la empresa utiliza los datos relacionados con las personas.