Política de Proteção de Dados

A Kovena precisa coletar e utilizar determinadas informações sobre indivíduos. Isso pode incluir clientes, fornecedores, contatos comerciais, colaboradores e outras pessoas com quem a organização tem um relacionamento ou pode precisar entrar em contato. Esta política descreve como esses dados pessoais devem ser coletados, tratados e armazenados para atender aos padrões de proteção de dados da empresa — e para cumprir a lei.

Por que esta política existe

Esta política de proteção de dados garante que a Kovena:

• Cumpre a legislação de proteção de dados e segue boas práticas
• Protege os direitos de colaboradores, clientes e parceiros
• É transparente sobre como armazena e processa os dados de indivíduos
• Protege-se contra os riscos de violação de dados

Legislação de proteção de dados

O Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) 2016/679 descreve como as organizações — incluindo a Kovena — devem coletar, tratar e armazenar informações pessoais.

Essas regras se aplicam independentemente de os dados serem armazenados eletronicamente, em papel ou em outros meios. Para cumprir a lei, as informações pessoais devem ser coletadas e utilizadas de forma justa, armazenadas com segurança e não divulgadas de maneira ilícita.

O Regulamento Geral de Proteção de Dados é sustentado por oito princípios importantes. Eles determinam que os dados pessoais devem:

1. Ser processados de forma justa e legal
2. Ser obtidos apenas para finalidades específicas e legítimas
3. Ser adequados, relevantes e não excessivos
4. Ser precisos e mantidos atualizados
5. Não ser mantidos por mais tempo do que o necessário
6. Ser tratados em conformidade com os direitos dos titulares dos dados
7. Ser protegidos de maneira apropriada
8. Não ser transferidos para fora da UE, a menos que o país ou território também garanta um nível adequado de proteção

Pessoas, riscos e responsabilidades 

Esta política se aplica a:

• A sede da Kovena
• Todas as filiais da Kovena
• Todos os colaboradores e voluntários da Kovena
• Todos os contratados, fornecedores e demais pessoas que atuam em nome da Kovena

Ela se aplica a todos os dados que a empresa mantém relacionados a pessoas vivas, mesmo que essas informações estejam tecnicamente fora do escopo do Regulamento Geral de Proteção de Dados 2016/679. Isso pode incluir:

• Nomes de indivíduos
• Endereços postais
• Endereços de e-mail
• Números de telefone
• Além de qualquer outra informação relacionada direta ou indiretamente a indivíduos

Riscos de proteção de dados

Esta política ajuda a proteger a Kovena de riscos reais de segurança de dados, incluindo:

• Violações de confidencialidade. Por exemplo, informações sendo divulgadas de forma inadequada.
• Não oferecer opções de escolha. Por exemplo, todos os indivíduos devem ter liberdade para decidir como a empresa utiliza os dados relacionados a eles. 
• Danos à reputação. Por exemplo, a empresa pode sofrer prejuízos caso hackers consigam acesso a dados sensíveis.

Responsabilidades

Todos que trabalham para ou com a Kovena têm alguma responsabilidade em garantir que os dados sejam coletados, armazenados e tratados de forma adequada. Cada equipe que lida com dados pessoais deve garantir que eles sejam tratados e processados de acordo com esta política e com os princípios de proteção de dados.

Precisão dos dados

A lei exige que a Kovena tome medidas razoáveis para garantir que os dados sejam mantidos precisos e atualizados. Quanto mais importante for a precisão dos dados pessoais, maior deve ser o esforço da Kovena para garantir essa precisão. É responsabilidade de todos os colaboradores que trabalham com dados tomar medidas razoáveis para mantê-los tão precisos e atualizados quanto possível.

Segurança

• A Kovena garantirá que os dados pessoais sejam armazenados com segurança, utilizando software moderno e sempre atualizado.
• O acesso aos dados pessoais será restrito ao pessoal que realmente precise dele, e medidas de segurança apropriadas devem estar em vigor para evitar o compartilhamento não autorizado de informações.
• Todos os dados pessoais serão removidos automaticamente do nosso sistema 10 anos após a data de check-out da reserva.
• Quando dados pessoais forem excluídos, isso deve ser feito de forma segura, de modo que os dados se tornem irrecuperáveis.
• Soluções adequadas de backup e recuperação de desastres estarão em vigor.

Fornecimento de informações

A Kovena busca garantir que os indivíduos saibam que seus dados estão sendo processados e que compreendam:

• Como os dados estão sendo utilizados
• Como exercer seus direitos

Para esses fins, a empresa possui uma declaração de privacidade, que detalha como os dados relacionados a indivíduos são utilizados pela empresa.